Concessionnaires : le Livre de Police Numérique de « A » à « Z »

Dans l’optique de limiter le recel, les concessionnaires, garagistes et autres professionnels de l’automobile ont l’obligation de tenir quotidiennement un livre de police conforme s’ils vendent des véhicules d’occasion ou des pièces détachées. Très contraignante, cette formalité peut néanmoins être simplifiée via la dématérialisation du registre de police manuscrit. Il faut dire que, pour les concessionnaires, un livre de police numérique offre de nombreuses fonctionnalités permettant d’optimiser l’activité.. 

Qu’est-ce qu’un livre de police numérique pour concessionnaires ?

Comme le dispose l’Article 321-7 du Code pénal, toute personne physique ou morale vendant des objets mobiliers usagés a le devoir de tenir un livre de police, aussi appelé registre d’objets mobiliers. En toute logique, les professionnels de l’automobile revendant des véhicules d’occasion et des pièces détachées sont concernés par l’obligation de tenir un tel registre. Concessionnaires, garagistes et autres distributeurs s’exposent d’ailleurs à une amende de 30 000 € et à 6 mois d’emprisonnement dans le cas contraire. L’objectif ? Lutter contre le recel et garantir une meilleure traçabilité des biens automobiles de seconde main.

Pour être conforme, le livre de police d’un professionnel de l’automobile doit obligatoirement présenter certaines mentions, dont :

• La date d’achat du véhicule ou de la pièce,
• La nature, la description et la provenance du bien (marque, modèle, année de mise en circulation, numéro d’immatriculation, etc.),
• La prix d’achat et le mode de règlement,
• L’identité du vendeur ainsi que de l’acheteur,
• Un numéro d’ordre unique et chronologique pour chaque bien dont la valeur est supérieure à 60 €.
  

Pendant de longues années, le registre des véhicules d’occasion était uniquement au format papier et nécessitait d’être rempli à l’encre indélébile, sans blanc, ni rature. Le décret n° 2013-287 du 4 avril 2013 a changé la donne en autorisant la dématérialisation du registre de police manuscrit, pour les professionnels de l’automobile comme pour ceux appartenant à d’autres secteurs.

Les fonctionnalités d’un livre de police numérique pour l’automobile

De manière générale, le livre de police numérique pour les concessionnaires doit respecter les mêmes règles que le registre au format papier, notamment en ce qui concerne les informations à consigner. Il peut néanmoins bénéficier de fonctionnalités additionnelles qui concourent à la conformité et à la simplification de l’activité en concession ou en garage, tout en garantissant « l’intégrité, l’intangibilité et la sécurité des données enregistrées » comme le veut l’Article R321-6-1 du Code pénal.

• Le cryptage des données : pour être conforme, le livre de police numérique d’un concessionnaire a recours à des technologies performantes, notamment de cryptographie, afin de garantir la sécurité des informations renseignées et leur intégrité.
  
• La modification des données : sous réserve du respect de la traçabilité des informations, le livre de police digital automobile permet d’effectuer des modifications.
  
• Une création automatique : le livre de police des professionnels de l’automobile peut permettre de créer un numéro d’ordre simplement en indiquant l’immatriculation du véhicule d’occasion revendu ou en stock.
  
• Une intégration au DMS : si vous le souhaitez, vous pouvez connecter le livre de police numérique à votre logiciel de gestion automobile (DMS). Cette intégration permet notamment de pré-remplir certains champs (modèle, date de mise en circulation, identité du vendeur et de l’acheteur, etc.) sans ressaisie.
  
• Un pilotage centralisé : le plus souvent, le logiciel vous permet de gérer plusieurs registres depuis une interface unique, notamment dans le cas d’une activité multi-sites.

Les avantages d’un registre de police pour concessionnaires

En plus de constituer un levier de digitalisation de la concession, la dématérialisation du registre de police manuscrit des professionnels de l’automobile permet d’optimiser l’organisation de l’activité de vente des véhicules d’occasion, tout en apportant de nombreux avantages.

• Une consignation simplifiée : comme le rappelle l’Article R321-6 du Code pénal, le registre papier doit obligatoirement – avant son ouverture – être paraphé par le commissaire de police ou le maire de la commune où est située la concession. De plus, il ne doit comporter aucune rature, ni blanc. En faisant le choix d’un livre de police numérique, le concessionnaire n’a pas à se soumettre à cette obligation, garantissant un gain de temps indéniable.
  
• Une conformité assurée : en plus de crypter les données, le registre digital vous empêche d’enregistrer votre saisie si toutes les informations obligatoires n’ont pas été complétées. Le risque d’erreur est ainsi limité, d’autant plus que certaines données sont automatiquement pré-remplies.
  
• Un archivage optimisé: contrairement à celui au format papier, le livre de police numérique d’un concessionnaire doit être conservé pendant 10 ans (contre 5 ans). Ce n’est cependant pas un problème puisque l’archivage digital est à la fois plus simple et plus sécurisé. La dématérialisation du registre de police automobile représente également un geste écoresponsable car elle évite d’avoir à utiliser du papier.
  
• Des contrôles facilités : grâce au registre numérique, le professionnel de l’automobile peut retrouver plus facilement un enregistrement, quelle que soit la nature du bien (voiture d’occasion ou pièce détachée). Cela simplifie les démarches en cas d’audit, mais aussi lors des contrôles car l’édition et la transmission du livre de police peuvent se faire plus rapidement.

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