GESTION INTERNE : LES 3 LEVIERS DE DIGITALISATION DES CONCESSIONS AUTOMOBILES

À l’heure où la crise sanitaire bouleverse l’activité des professionnels et les besoins des particuliers, la digitalisation des concessions automobiles est plus que jamais un impératif, tout particulièrement en ce qui concerne vos opérations de gestion à l’interne. Un constat d’autant plus vrai que la digitalisation peut permettre d’optimiser de nombreux pans de votre activité : de la dématérialisation des factures aux démarches d’immatriculation, en passant par la signature électronique de vos documents contractuels. Partenaire majeur des acteurs de la distribution automobile, Imaweb vous présente les principaux leviers numériques à activer pour faire grandir votre concession.

La signature électronique au service de la digitalisation des concessions

Alors que son usage est déjà courant dans de nombreux secteurs d’activité (notariat, immobilier, banque, etc.), la signature électronique peut constituer un levier majeur pour assurer la digitalisation de la concession automobile. Permettant de signer sur place ou à distance, cette fonctionnalité garantit l’authenticité des documents, tout en facilitant leur conservation. En tant que concessionnaire, la mise en place d’un processus de signature électronique peut d’ailleurs offrir de nombreux avantages.

• Une solution pour tous vos documents : la signature électronique peut être utilisée pour les documents de vente d’un véhicule, d’entretien auto, le consentement au RGPD (Règlement Général de Protection des Données Personnelles), les ordres de réparation (OR) ou encore les commandes VN ou VO.
  
• Un usage en tout lieu : la signature électronique permet avant tout de valider des documents à distance par l’envoi d’un courrier électronique. Mais elle peut aussi être utilisée en présentiel, via le Smartphone du client ou le poste (ordinateur, tablette, etc.) d’un vendeur par exemple.
  
• Un gain de sécurité : cette solution permet de garantir l’intégrité et l’immuabilité de vos documents contractuels, limitant le risque de litiges avec le client. Mais elle en simplifie aussi l’archivage et la gestion, vous évitant d’avoir à conserver les documents au format papier et réduisant vos tâches administratives.

La dématérialisation des factures des concessionnaires

Bien qu’elle ne soit obligatoire qu’à compter de 2023 et uniquement pour les échanges B2B, <strong>la facturation électronique est pourtant déjà un outil essentiel pour optimiser la gestion interne des concessions automobiles</strong>. À condition de se plier à un cadre contraignant, la dématérialisation des factures des concessionnaires peut vous permettre de prendre de l’avance sur la réglementation, tout en optimisant plusieurs facettes de votre activité.

• Une facturation simplifiée : outre la numérisation des factures clients suite à l’achat d’un véhicule VO ou VN, la dématérialisation peut aussi être utilisée pour les factures du magasin et de l’atelier. L’archivage et la mise à disposition des factures aux clients s’en voient ainsi facilités, d’autant plus que vous réalisez des économies sur l’envoi et l’impression des documents.
  
• Un procédé sécurisé : pour les concessionnaires, la dématérialisation des factures permet de crypter les données conformément à la réglementation, dont le RGPD. L’outil peut également évoluer afin d’être toujours conforme au cadre réglementaire en vigueur, limitant ainsi votre travail de veille.
  
• Un suivi plus efficace : associée au logiciel de gestion de la concession, tel qu’un ERP (progiciel de gestion intégré) par exemple, la facturation électronique permet de créer des rapports automatiques afin de mieux suivre votre activité, notamment d’un point de vue comptable.

La digitalisation des opérations de gestion administrative

Au quotidien, les concessionnaires doivent gérer de nombreuses démarches administratives et respecter un cadre réglementaire strict en la matière, notamment en ce qui concerne l’immatriculation des véhicules et la conservation des documents. Pour les concessions automobiles, la digitalisation des opérations de gestion peut permettre de centraliser ces formalités, d’en simplifier la réalisation et de garantir la conformité du point de vente. Un atout d’autant plus important que votre activité peut en bénéficier à plusieurs titres.

• La gestion des démarches d’immatriculation : la réalisation des démarches SIV par l’intermédiaire de l’ANTS peut se révéler complexe, d’autant plus que la plateforme connaît régulièrement des problèmes de fonctionnement. Pour y remédier, vous avez la possibilité d’intégrer une interface dédiée au sein même de votre ERP ou DMS, directement connectée au Ministère de l’Intérieur. Vos demandes d’immatriculation sont ainsi traitées plus rapidement, d’autant plus qu’aucune saisie supplémentaire n’est nécessaire.
  
• La numérisation du livre de police : en tant que revendeur d’objets d’occasion, vous avez l’obligation de tenir un livre de police afin de consigner toutes les transactions s’y rapportant (vendeur, acquéreur, description, numérotation, etc.). Dans le cadre de la digitalisation de vos opérations de gestion, vous pouvez opter pour un livre de police au format numérique, connecté au logiciel de gestion de la concession. Non seulement la saisie et la consultation des transactions se font plus facilement, mais vous garantissez aussi la sécurité des données enregistrées.
  
• L’archivage numérique : la digitalisation des concessions automobiles passe également par la dématérialisation de l’archivage de vos documents. Factures, devis, ordres de réparation, dossiers de carte grise… autant de justificatifs que vous pouvez stocker au sein d’un coffre-fort numérique. Connecté à votre DMS, il facilite la conservation de vos documents, tout en assurant leur sécurité et leur confidentialité. En cas de contrôle, le travail des autorités est également simplifié puisque l’ensemble des données sont centralisées sur un même portail.